TÜRK YOĞUN BAKIM DERNEĞİ ÇALIŞMA GRUPLARI YÖNERGESİ

A) Tanım:
Çalışma grupları, Türk Yoğun Bakım Derneğinin (TYBD) çalışma alanına giren konularda, özellikle geleceğe yönelik politikaların tespiti ve projelerin hazırlanması amacıyla Yönetim Kurulu’nun (YK) danışmanı olarak çalışan kurullardır.
Çalışma gruplarının herhangi bir idari yetki ve sorumluluğu yoktur. Çalışma Gruplarının hazırladıkları projelerin/raporların kabulü ve uygulamaya sokulması YK onayına tabidir, yetki ve sorumluluk YK’ dadır.

B) Kapsam:
Bu yönetmelik Türk Yoğun Bakım Derneği (TYBD) bünyesinde görev alan tüm çalışma gruplarının teşkili, çalışma kuralları, sorumlulukları, süreleri, sonlandırılması ile alakalı, kısaca tüm faaliyetleri ile alakalı temel kuralları belirlemektedir.

C) Çalışma Gruplarının amaç ve görevleri:
Çalışma grupları (ÇG) görevlendirildikleri konularda ülkemiz ve dünyada oluşan değişiklikleri takip ederek TYBD’nin ilgili konulardaki dinamik politika ve aktiviteleri ile alakalı raporlar hazırlar, planlamalar yapar ve yönetim kuruluna sunar. Bu amaçlara ulaşmak için:
1- Gerekli bilgilerin toplanması, veri tabanları oluşturulması, dokümantasyonun yapılarak dernek arşivini oluşturur;
2- Derneğin resmi politikasının/görüşünün oluşturulmasına yönelik raporlar hazırlar;
3- Dernek üyeleri, diğer dernekler, hekimler, yoğun bakım hemşireleri, hastaneler, sağlık sigorta sistemleri, sağlık kural koyucuları ve diğer ilgili kuruluş-kişileri aktüel gelişmeler konusunda bilgilendirecek raporlar hazırlar;
4- Konusu ile ilgili eğitim faaliyetlerini planlar. Bu faaliyetler kurs, sempozyum, kongre konuşması, panel vb şekillerde planlanabileceği gibi kitap, broşür, görsel eğitim materyali hazırlanması şeklinde de olabilir;
5- Konusu ile alakalı ulusal çok merkezli anketler/araştırmalar planlayabilir veya planlanan/planlanmış ulusal/uluslararası çok merkezli anket/araştırmalara dernek/ülke olarak katılımı önerir.
6- Gerçekleştirdikleri aktivitelerin sonuçlarını YK onayı sonrasında ulusal/uluslararası toplantılarda dernek adına sunabilir, ulusal/uluslararası dergilerde dernek adına yayınlayabilir (Ulusal sunu ve yayınlarda dernek kongreleri ve yayın organı öncelikli olarak düşünülmelidir; Bu yayınlarda yazar olarak Türk Yoğun Bakım Derneği ............. Çalışma Grubu ibaresi kullanılacak ve altında çalışma grubundan sorumlu YK üyesi ile birlikte çalışma grubunun ilgili tüm üyelerinin isimleri yazılacaktır);
7- Alanına giren konularda yayınlanmış uluslararası kılavuzları takip eder, bu konuda üyelerin bilgilendirilmesini sağlar, uluslararası kılavuzların Türkçeye çevrilip yayınlanması (TYBD web sayfası ve TYBD dergisinde) için gerekli tüm yasal gereklilikleri tamamlar ;
8- Alanına giren konularda ulusal klinik uygulama kılavuzları hazırlamak ve bunların ilgili yetkili merciler ile paylaşılarak ulusal uygulamasını sağlar;
9- Konu ile ilgili diğer çalışma gruplarının YK aracılığı ile bilgilendirilmesini sağlar;
10- Gerçekleştirdiği aktiviteler ile ilgili olarak dernek web sayfasında gerekli duyuruların yapılmasını YK aracılığı ile sağlar;
11- TYBD’nin kongre, sempozyum vb diğer toplantılarında yer alması uygun olacağı düşünülen açıklamalar, konferanslar, paneller, kurslar hakkındaki önerilerini ve yaptığı planlamaları YK aracılığı ile ilgili çalışma gruplarına sunar;
12- TYBD-YK’nun onayını almak kaydı ile başka dernekler veya kuruluşlar ile ortak çalışmalar yapar;
13- Talep edildiğinde görev alanı ile ilgili konularda TYBD Yeterlilik Kurulu çalışmalarına ve Yeterlilik Sınavları’na gerekli katkıda bulunur;
14- Gerektiğinde çalışma grubu içinde belli konulara özgü alt çalışma gruplarını YK onayı ile kurar.

D) Çalışma Gruplarının kurulması:
1- TYBD bünyesinde yeni bir çalışma grubunun kurulması için en az 5 dernek üyesinin gerekli çalışma alanlarını da belirleyecek bir taslak yönerge ile YK’na başvurması gereklidir. Teklif edilen yeni çalışma grubunun yönergesi , mevcut ve aktif olarak çalışmakta olan herhangi bir çalışma grubunun çalışma konularını ihlal etmeyecek bir yönerge teklifi olmalıdır. Yeni çalışma grubunun kurulması konusundaki kararı TYBD-YK verir.
2- Çalışma grubu ilk kurulduğunda en az 3 tercihen 5 üyeden oluşmalıdır. Çalışma grubu üyelerinin atanmasında dernek üyesi olmak, gönüllülük, konu ile ilgili tecrübe birikimi, dernek ve camia lehine projeler üretebilecek konumda olmak, çalışma grubu aktivitelerine gereken zamanı ayırmayı taahhüt etmek temel ilkelerdir.
3- Çalışma gruplarında, YK ve çalışma grubu tarafından uygun görülmesi durumunda başka meslek gruplarından temsilci/temsilciler bulunabilir.
4- Yeni kurulan çalışma grubunun başkanı konu ile ilgili kıdem ve çalışmalar göz önüne alınarak YK tarafından belirlenir.
5- Dernek üyeleri en fazla 4 çalışma grubunda aday olabilirler.
6- Her çalışma grubu için aday olan dernek üyeleri seçimle çalışma grubuna dahil olur. Bu seçim; YK tarafından belirlenecek sürede, elektronik ortamda ve şifre ile gerçekleştirilir.
7- Mevcut çalışma gruplarına katılmak isteyen aday üyeler arasından seçimle en yüksek oy alan 5 üye çalışma grubunun Yürütme Kurulu’nu oluşturur. Her bir Yürütme Kurulu 1 başkan, 1 sekreter ve 3 üye olmak üzere toplam beş (5) üyeyi geçemez. Çalışma grubuna üye olmak için aday olan ancak en yüksek oyu alan ilk beş aday arasına giremeyen üyeler Çalışma Kurulu’nu oluştururlar. Çalışma Kurulu üye sayısında sınırlama yoktur.
8- Dört gruba aday olan ve bir gruptan fazla grupta ilk 5’ de seçilen bir aday olması durumunda kişinin tercihine bakılmaksızın en çok oy aldığı bir grupta yürütme kurulu diğer gruplarda çalışma kurulu üyesi olarak görev alabilir.
9- Yürütme Kurulu üyelerinden birinin belirli bir gerekçe ile oluşabilecek görev iadesinde Çalışma Kurulu üyeleri arasından alınan oy oranı ile belirlenmiş sıralamada en üstten başlanarak Yürütme Kuruluna görevlendirme yapılır. Çalışma Kurulunda üye bulunmaması durumunda Yürütme Kurulu adaylığı için aday olan dernek üyeleri arasında yeniden yapılacak elektronik oylama ile eksik olan Yürütme kurulu sayısı tamamlanır.
10- Yürütme Kurulu ilk toplantıda kendi içinden başkan adayları arasından, kapalı zarf yöntemi ile yapacakları oylama ile başkanı seçerler. Çalışma Grubu Yürütme Kurulu Başkanı en az 5 yıllık dernek üyesi olmalıdır. Seçilen 5 üye arasında en az 5 yıllık üye olma kriterini karşılayan kişi yoksa seçim en kıdemli iki üye arasında yapılır.
11- Çalışma grubu başkanı birlikte çalışacağı sekreterini Yürütme Kurulu üyeleri arasından seçerek YK’na en geç 1 (bir) hafta içinde teklif eder ve YK kararı ile atama yapılır.
12- Bir dernek üyesi en fazla bir çalışma grubunda Yürütme Kurulu ve 3 Çalışma Grubunda üye olabilir.
13- TYBD-YK üyeleri çalışma gruplarına üye olamazlar. Daha önceden üyeliği bulunanların çalışma grubu üyelikleri; YK üyesi seçildikleri takdirde genel kurul sonrasında otomatik olarak düşer.
14- Görevi sona eren yönetim kurulu üyeleri istekleri halinde en fazla 1 (bir) Yürütme Kurulu’nda seçim şartı aranmaksızın 2 (iki) sene görev alabilirler. Bu durumdaki çalışma gruplarının yürütme kurulu üye sayısı altıyı geçemez.

E) Çalışma Gruplarının çalışma şekilleri ve prensipleri:
1- Her ÇG için, YK ile Yürütme Kurullarının eşgüdümünün sağlanması amacıyla, YK’nu temsilen bir YK üyesi belirlenir. Her yönetim kurulu üyesi birden fazla çalışma grubundan sorumlu olabilir, ancak aynı çalışma grubundan birden fazla YK üyesi sorumlu olamaz.
2- Çalışma grupları çalışmalarını her gruba özgü mail grupları ve WhatsApp grupları vasıtası ile yaparlar. Bu amaçla gerekli gruplar dernek tarafından oluşturularak üyelere bildirilir ve çalışma grubundan sorumlu YK üyesi de bu grupların üyesidir.
3- Gerekli görüldüğünde elektronik ortamda toplantılar yapılır. Bu konudaki teknik bilgi ve gerekli teknik desteği YK’nın çalışma grubundan sorumlu üyesinden temin edilebilir.
4- Gerek görüldüğünde Yürütme Kurulu başkanı/sekreteri ve/veya YK tarafından ilave yüz yüze toplantılar organize edilebilir.
5- Dijital ortamda veya yüz yüze toplantıların tutanakları çalışma grubu sekreterince katılanların isimlerini de içerecek şekilde yazılı tutanak haline getirilir.
6- Çalışma gruplarının Yürütme Kurul üyelerine veya çalışma grubundan sorumlu YK üyesine e-posta yolu ile yollanan yazıların kayda girmesi açısından dernek sekreterliğinin mail adresinin de eklenmesi (Cc- carbon copy) gerekmektedir.
7- Çalışma grupları hazırlayacakları taslak yönergeyi, çalışma grubu yönetmeliği ile çelişmeyecek ve başka çalışma gruplarının ilgi alanlarını ihlal etmeyecek şekilde kendi hizmet amaçlarına göre genişleterek/revize ederek en geç 1 ay içinde YK’na sunar. YK kararı sonrası ilgili çalışma grubu yönergesi işlerlik kazanır.
8- Çalışma gruplarının her türlü program/proje/aktiviteleri YK kararı sonrasında yürürlüğe girer.
9- Her çalışma grubunun aldığı kararlar ve aktiviteleri ilgili YK üyesi tarafından YK gündemine getirilir. Gerek duyulduğunda ilgili çalışma grubunun yürütme kurulu başkanı ve/veya üyeleri yapılan çalışmalar ile ilgili detaylı bilgi vermek üzere YK toplantılarına davet edilebilirler.
10- Çalışma grupları göreve başladıktan sonra her altı ayda bir hazırladıkları raporlar ile aktivitelerini yazılı olarak yönetim kuruluna iletirler.
11- Yönetim kurulu gerekli gördüğü hallerde ve/veya aciliyet teşkil eden durumlarda daha sık olarak rapor veya sunum talep edebilir.
12- İlk 6 ay içinde aktif çalışma planlayamayan veya rapor hazırlayamayan çalışma grubu yürütme kurulu başkanı ile sekreteri YK tarafından uyarılır, tekrarı halinde yerine yönetim kurulu tarafından yeni seçim işlemi başlatılır. Yönetim kurulu üyeleri kendilerine bağlı çalışma gruplarının çalışmalarını denetlemek, teşvik etmek, ilgili konularda periyodik raporların hazırlanmasını sağlamak, gerektiğinde çalışma gruplarının yürütme kurulu başkanlarının yönetim kurullarına katılımlarını sağlamakla yükümlüdür.
13- Yeni yönetim kurulları seçildiğinde, mevcut çalışma grupları gerçekleştirdikleri aktiviteleri, mevcut durumu ve devam eden aktivitelerini bir rapor halinde yeni yönetim kuruluna sunarlar. Çalışma grubunun Yürütme Kurulu başkanının görevi sona erdiğinde faaliyet dönemine ait yapılmış olan çalışmalar, halen devam etmekte olan çalışmalar ve ileriye yönelik planlamalar ile ilgili bir raporu hem yönetim kuruluna hem de yeni gelen Yürütme Kurulu başkanına sunar.

F) Çalışma grubunun görev süreleri:
1- Yeni kurulacak bir çalışma grubunun Yürütme Kurulu başkanının (Kurucu başkan) çalışma süresi 2 yıldır.
2- Kurucu başkan sonrasında seçilen çalışma grubu Yürütme Kurulu başkanlarının çalışma süreleri 2 (iki) yıldır.
3- Çalışma grubunun tüm kurullarındaki üyelerin çalışma süresi 2 yıldır. Bu süre yönetim kurulunun görev süresi ile eş zamanlıdır.
4- Çalışma grubu Yürütme Kurulu başkanının görevi sona erdiğinde faaliyet dönemine ait yapılmış olan çalışmalar, halen devam etmekte olan çalışmalar ve ileriye yönelik planlamalar ile alakalı bir raporu hem yönetim kuruluna hem de yeni gelen çalışma grubu başkanına sunar.
5- Çalışma grubu Yürütme Kurulu başkanlığından ayrılan bir dernek üyesi başka bir çalışma grubunda kurul üyesi /sekreter/başkan olarak çalışmaya başlayabilir. Yeni grupta göreve başlamak için bununla ilgili yukarıda belirtilmiş olan kurallar geçerlidir.
6- Çalışma grupları mevcut grupların yüklendiği fonksiyonlar göz önüne alınarak tamamen sonlandırılabilir veya devamında fayda görülürse YK tarafından yeniden oluşturulabilir.

G) Yetki ve Sorumluluklar:
1- Çalışma grupları her yılın başında yıllık çalışma takvimini hazırlar ve bu takvimi TYBD-YK’nın onayına sunar.
2- TYBD Çalışma Gruplarının faaliyetleri için ihtiyaç duyacağı bütçe, hazırlamış oldukları raporlar TYBD-YK’nın uygun görmesi halinde TYBD tarafından sağlanır.
3- Büyük projelerde mali kaynak yaratılması ile ilgili teklifler çalışma grubu tarafından planlanarak yönetim kuruluna sunulur ve yönetim kurulu kararı ile aktive edilir.
4- TYBD Çalışma Grubu, başka dernek ya da kuruluşlarla ilişkilerini TYBD Yönetim Kurulu aracılığıyla sağlar. TYBD Yönetim Kurulu, gerekirse bu ilişkileri kurmak, geliştirmek ve düzenlemek için Çalışma Grubu’na, TYBD adına yetki verebilir.
5- Çalışma Grubu’nca hazırlanan yayın etkinlikleri, TYBD Yönetim Kurulu'nun onayı alındıktan ve Dernek yayın ilkeleri çerçevesinde biçimlendirildikten sonra TYBD'nin resmi yayını niteliği kazanır ve yayımlanabilir.

H) Denetleme:
1- Çalışma gruplarının hazırlayacakları yıllık faaliyet raporu TYBD-YK tarafından incelenir ve uygun görüldüğü takdirde onaylanır.

İ) Yürürlülük:
1- Çalışma Grubu’nun revize çalışma yönergesi, TYBD yönetim kurulu 15.07.2023 tarihli toplantısında görüşülerek kabul edilmiş olup ve bu tarihten itibaren geçerlidir.
2- TYBD Yönetim Kurulu; genel kurul tarafından onaylanıncaya kadar Çalışma Grupları Yönergesi’nde değişiklik yapma yetkisine sahiptir.

J) Yürütme:
1- Bu çalışma yönergesi TYBD yönetim kurulu başkanı tarafından yürütülür.