TYBD Şehir Temsilciliği Yönetmeliği

27 Mayıs 2015 Çarşamba


A)     Tanım:

Şehir Temsilciliği, Türk Yoğun Bakım Derneğinin (TYBD) çalışma alanına giren konularda, özellikle geleceğe yönelik politikaların tespiti ve projelerin hazırlanması amacıyla tüm illerdeki yoğun bakım ve yoğun bakımcılar ile iletişimi arttırmak amacı ile sadece yoğun bakımlarda aktif olarak çalışan uzman hekimlerden oluşan bir şehir temsilciliği sistemi getirilmiştir. Şehir temsilciliği sistemi bir temsilciler silsilesinden oluşur. Şehir temsilcilerinin önerilmesi, şehir temsilcilerinin ve üst kurulun tüm faaliyetleri ilgili YK üyesi üzerinden yürütülür.

Bu sistemin en alt birimi her yoğunbakımı temsil eden Yoğun Bakım çalışanı uzman doktordur. Yoğun bakım bulunan hastanelerin büyüklüğüne ve farklı yoğunbakımların varlığına bağlı olarak birden fazla yoğunbakım temsilcisi olan hastanelerde bu YB temsilcilerinden birisi kendi aralarında yapacakları seçim veya uzlaşı ile kendi hastanelerindeki YB Temsilcisini belirler. Tek hastanesi bulunan yerleşim birimlerinde o hastanenin hastane temsilcisi aynı zamanda “şehir temsilciliği” görevini de üstlenir. Birden fazla YB içeren hastanesi olan şehirlerde ise o ildeki tüm hastane temsilcilerinin oyları ve onayı ile bir “şehir temsilcisi” seçilir.Bu temsilcilerin TYBD ile bağlantısını sağlayacak bir Şehir Temsilciliği Sistemi  Üst Kurulu oluşturulmuş olup,görev kapsamına giren konularda Yönetim Kurulu’na (YK) bağlı olarak çalışan bir kuruldur.

Şehir Temsilcileri ve Üst Kurulun (ŞT-ÜK)herhangi bir idari yetki ve sorumluluğu yoktur.  Şehir Temsilciliği Üst Kurulununhazırladıkları projelerin/raporların kabulü ve uygulamaya sokulması YK onayına tabidir, yetki ve sorumluluk YK’dadır.

B)      Kapsam:

Bu yönetmelik Türk Yoğun Bakım Derneği (TYBD) bünyesinde görev alan ŞT ve Üst Kurulun teşkili, çalışma kuralları, sorumlulukları, süreleri, sonlandırılması ile alakalı, kısaca tüm faaliyetleri ile alakalı temel kuralları belirlemektedir.

 

C)      Şehir Temsilciliği Sistemi ve Üst Kurulun  amaç ve görevleri:

ŞT-ÜKgörevlendirildikleri konularda (hedef ve sınırları bu yönetmelik ile belirlenmiştir) ülkemizdeki şehir-bölge ve kurum bazındaki değişiklikleri, standartları, sorun ve gelişmeleri takip ederek TYBD’nin bu konulardaki dinamik politika ve aktiviteleri ile alakalı raporlar hazırlar, planlamalar yapar ve yönetim kuruluna sunar. Bu amaçlara ulaşmak için:

1-      Gerekli bilgilerin toplanması, veri tabanları oluşturulması, dokümantasyonun yapılarak dernek Şehir Temsilciliği arşivini dernek adına oluşturur,

2-      Mevcut temsilcilerin kurum-görev alanı-şehir değişiklikleri durumunda temsilcilik güncellemelerini takip eder ve YK ile paylaşır.

3-      Şehir Temsilciliği Sisteminde, ŞT ve üst kurulu, temsilcilerden gelen  veya kendisinin geliştirdiği aşağıdaki alanlarda TYBD’nin ilgili Çalışma grupları ile YK aracılığı ile işbirliği içinde çalışır:

a.       Üyelik geliştirme faaliyetleri

b.      Bulunduğu bölgede üyeler arası iletişimin sağlanması

c.       Yeni üye kayıtlarında önermelerde bulunulması, yoğun bakım ile ilgilenen hekimlerin teşvik edilmesi

d.      Yoğun bakım ve yoğun bakımcılarla ilgili standart kayıt formunun geliştirilmesi

e.      Yoğun bakımların hekim, düzey, donanım ve standartlarının veri portalının Sağlık bakanlığı ve TYBD işbirliğinde hazırlanması

f.        Sosyal etkinlikler ve iletişim ağının sağlanması

g.       Sahada yapılacak eğitim faaliyetleri

h.      SGK ile ilgili sorunların raporlanması ve çözümü

i.         Sağlık Bakanlığı ile ilgili ilişkiler

j.        Kalite standartları, algoritma ve klavuzların tüm yoğun bakımlarda kullanılabilmesi

4-      Derneğin ulusal saha analizlerinden yola çıkarak resmi politikasının/görüşünün oluşturulmasına yönelik raporlar hazırlar;

5-      Ülke genelinde yoğun bakım olan tüm sağlık kurumlarındaki yoğun bakım hekimlerinin bilgilerini, olanak ve kısıtlılıklarını, dökümante ederek, TYBD ile,, diğer dernekler, hekimler, yoğun bakım hemşireleri, hastaneler, sağlık sigorta sistemleri, sağlık kural koyucuları ve diğer ilgili kuruluş-kişileri ile ilgili iletişim, işbirliği, aktüel gelişmeler konusunda bilgilendirme gibi konularda raporlar hazırlar;

6-      TYBD olarak herşehir ve kurumun yoğun bakım hekim ve hemşirelerinin bu alanda ihtiyaç duyduğu eğitim faaliyetleri konularını belirler, TYBD YK na sunar. Bu faaliyetler (kurs, sempozyum, kongre konuşması, panel vb, kitap, broşür, görsel eğitim materyali hazırlanması) TYBD nin ilgili Çalışma Grupları desteği ileTYBD bünyesinde planlanabileceği gibi, Sağlık Bakanlığı veya ilgili uzmanlık dernekleri ile işbirliği şeklinde de olabilir;

7-      Tüm ülkedeki YB hekimlerinin çalışma koşulları, bilgi-beceri-eğitim planlamaları ile alakalı ilgili çalışma gruplarının planladığı ulusal çok merkezli anketler/araştırmaların sahada etkin biçimde uygulanabilmesi konusunda katkı sağlar.

8-      Gerçekleştirdikleri aktivitelerin, periyodik veri analizlerinin sonuçlarını6 (altı) aylık raporlar ile YK na sunar. Bu verileri YK onayı sonrasında ulusal/uluslararası toplantılarda dernek adına sunmak, ulusal/uluslararası dergilerde dernek adına yayınlamak;

9-      Sahada YB alanına giren konularda ulusal klinik uygulama kılavuzları konusunda sorun ve ihtiyaçlarıtesbit eden raporlar hazırlamak ve bunların TYBD’ninilgili Çalışma grup(lar)ına iletilmek üzere YK ile paylaşarak ulusal uygulamasını sağlamak;

10-  Konu ile ilgili diğer çalışma gruplarının YK aracılığı ile bilgilendirilmesini sağlamak;

11-  Gerçekleştirdikleri aktiviteler ile ilgili olarak dernek web sayfasında gerekli duyuruların yapılmasını YK aracılığı ile sağlamak;

12-  TYBD’nin kongre, sempozyumvb diğer toplantılarında yer alması uygun olacağı düşünülen açıklamalar, konferanslar, paneller, kurs’lar ile alakalı olarak önerilerini ve yaptığı planlamaları YK aracılığı ile ilgili çalışma gruplarına sunmak;

13-  TYBD-YK’nun onayını almak kaydı ile bölge-şehir veya kurumlarda YB hekimlerinin bir araya geleceği, bilimsel, sosyal paylaşımlar için öneriler geliştirmek

14-  Gerektiğinde Şehir Temsilciliği sistemi  içinde belli konulara özgü alt çalışma gruplarını YK onayı ile kurar.

 

D)     Şehir Temsilciliği Sistemi Üst Kurulunun Oluşturulması:

1-     Şehir Temsilcileri ve Üst Kurul  YK kararı ile kurulurlar

2-      Türk Yoğun Bakım Derneğinin (TYBD) yeni yapılanma stratejileri çerçevesinde tüm illerdeki yoğun bakım ve yoğun bakımcılar ile iletişimi arttırmak amacı ile şehir-hastane temsilciliği sistemi getirilmiştir. Bu amaç ile Şehir Temsilciliği sisteminin ilk kuruluşunda ilgili hekimlerin derneğe iletilen sözlü-yazılı istemleri, öneriler ve yoğun bakım alanında çalışan hekimlerin kayıtları dikkate alınarak, gönüllülük esası ile aşağıdaki özellikler dikkate alınarak temsilciler TYBD YK tarafından belirlenir. Bu ve sonraki aşamalarda üyelik için gereken özellikler şöyledir;

3-      Küçük şehirlerdeki hastanelerin yoğun bakımında görevli olan bir uzman hekim;

4-      Üniversite ve Devlet hastanesi olan şehirlerde mümkün olduğunca her bir hastaneden yoğun bakım ile alakalı birer uzman hekim;

5-      Büyük Şehirler ve Metropoller de ise mümkün olduğunca tüm büyük hastanelerde sadece yoğun bakımda çalışmakta olan uzman hekimler;

6-      Üst düzey yoğun bakım hizmeti vermekte olan özel hastanelerden de yoğun bakım da görevli bir uzman hekim TYBD şehir-hastane temsilcisi olarak bu ekibe dahil edilebilir

7-      Ayrıca “şehir temsilciliği” sisteminin güçlenmesi, TYBD YK ve diğer alt çalışma organları ile entegre çalışabilmesi için; “Şehir Temsilciliği SistemiYönetmeliğinde” yazılı görevlerin dahil olduğu sorumluluk alanına sahip bir “ÜST KURUL”un oluşturulacaktır.

8-      Şehir Temsilciliği Sistemi ÜST KURULU’nun oluşumu temsilcilerin arasından gönüllülük esasına dayanarak mevcut şehir temsilcileri arasından üyelerin (kendileri de dahil) ortak yazışma mail ortamı üzerinden önerdikleri “11” kişilik bir listenin içinden “ençok ismi önerilen ilk 7 kişinin Şehir temsilcilerinin seçimi ile, kalan 4 kişi ise Yönetim kurulu tarafından yine önerilen şehir temsilcileri arasından “asil üye”, sonraki 3 kişinin “yedek üye” olarak atanır ve bu süreç ilk aşamasını tamamlar.Web base üzerinden bu seçim yapılabilir.

9-      İkinci aşamada 1 hafta içinde bu 11 kişilik temsilci grubu kendi içinde grubun “Başkan”ını seçerler.

10-  ŞT-ÜK başkanı uygun gördüğü, onayını aldığı ve çalışma açısından kolaylık sağlayacağını düşündüğü üst kurul üyesini ÜK sekreteri olarak YK’na en geç 1 hafta içinde teklif eder ve YK kararı ile atama yapılır.

11-  TYBD-YK üyeleri Şehir Temsilcileri veya Üst Kurula üye olamazlar, üyeliği bulunanlar genel kurul sonrasında YK üyesi seçildikleri taktirde ŞT-ÜK üyelikleri otomatik olarak düşer.

12-  Bir dernek üyesi yapılacak işlere zaman ayırabilmek ve işlerde aksamaya neden olmamak şartı ile hem ŞT veya ŞT-ÜK’nda yer alırken aynı zamanda en fazla 3 çalışma grubunda da üye olarak yer alabilir. (Bkz. Çalışma grupları yönetmeliği)

13-   Ancak ŞT-ÜK başkanı ve sekreteri, herhangibir çalışma grubunda eşzamanlı “başkan veya sekreter” olamaz.

14-  ŞT ve ŞT-ÜK’nda istifa, vefat, emeklilik vb nedenlerle boşalan üyeliklerine, ŞT-ÜK ve YK tarafından gereksinim duyulduğu taktirde, mevcut başvurular içinden nitelik ve başvuru sırası bir arada göz önüne alınarak, ayrıca ŞT’nin de önerisi göz önüne alınarak YK tarafından gerekli atamalar yapılır.

 

15- Yeni şehir/kurum temsilcilerinin gruba dahil edilmesinde prensipler;

a.       Mevcut temsilcilerin üst kurula yazılı önerisi veya üst kurul üyelerinin yazılı önerisi ile şehir temsilciliği adaylığı gerçekleşenleri üst kurul TYBD YK na önerir. Nihai kararı  YK verir.

b.      TYBD’ne ilgili koşulları sağlayan her yoğun bakım çalışanı uzman doktor bireysel olarak da şehir/kurum temsilciliği için başvurabilir.

c.       TYBD üyelerinin bizzat derneğe yazılı taleplerinisunması ile veya YK nun önerisi ile aday olanlar için üst kurulun görüşü alınır ve nihai kararı her koşulda YK verir.

16-  Hem ŞT hem de üst kurul üyeliği için gönüllülük ile ilgili yazılı talepler bu yönetmelikde  yazılı temel ilkelere uyulacağının taahhüt’ü olarak kabul edilir.

  

E)      Şehir Temsilciliği Sistemi ve Üst Kurulun  çalışma şekilleri ve prensipleri:

1-         Şehir Temsilcileri ve Üst Kurulyönetim kurulundan bir üyeye bağlı olarak çalışırlar.

2-         Şehir Temsilcileri ve Üst Kurulçalışmalarını gruba özgü elektronik ortamda yaparlar. Bu amaçla gerekli gruplar dernek tarafından oluşturularak üyelere bildirilir ve sorumlu YK üyesi de bu grupların üyesidir.

3-         Gerekli görüldüğünde web-meeting toplantıları yapılır. Bu konudaki teknik bilgi ve gerekli software desteği YK’nınŞT ve ŞT-ÜK’ndan sorumlu üyesinden temin edilebilir.

4-         Şehir Temsilcileri ve Üst Kurulderneğin düzenlediği kongre ve sempozyumlarda YK ve ilgili üyenin bilgisi dahilindeyüz yüze toplantılar yaparlar. Bu konuda gerekli toplantı salonu ve zamanın belirlenmesi ile ilgililere duyurulması YK sekreter üyesi ile ŞT’nden sorumlu YK üyesince sağlanır.

5-         Gerek görüldüğünde ŞT-ÜK başkanı ve/veya YK tarafından ilave yüz yüze toplantılar organize edilebilir.

6-         ŞT-ÜK’nun gelen-giden evrak ve karar defterlerinin bulunması zorunludur. Bu defterler iktisadi işletme müdürlüğünce temin edilerek ÜK sekreterine imza karşılığı teslim edilir.

7-         ŞT-ÜK toplantılarında alınan karalar karar defterlerine kaydedilerek imza altına alınır. Dijital ortamda veya yüz yüze toplantıların tutanakları ŞT-ÜK sekreterince katılanların isimlerini de içerecek şekilde karar defterine elle yazılır ve her üyenin adı açılarak uygun zamanlarda toplantıya katılmış olan üyelere imzalatılır.

8-         ŞT-ÜK sekreteri yollanılan gelen-giden evrak defterinden her türlü yazışmaya tarih ve sayı verir, gelen/giden evrakları ayrıca dosyalar.  Bu deftere YK’nın ayrı bir yetkilendirmesi olmadığı sürece sadece YK ile yapılan yazışmalar kaydedilir. YK tarafından çalışma grupları veya kurum/dernek/kişiler ile ilgili yazışma yetkisi verildi ise bu yetki belgesi ve bununla alakalı yazışmalar da gelen-giden evrak defterine kaydedilir ve ayrıca dosyalanır.

9-         TYBD genel merkezinde sadece ŞT-ÜK’ndan gelen belgelerin ve çalışma gruplarına yollanılan yazıların kayıt edildiği ayrı bir gelen giden evrak defteri bulunur. Bu defter iktisadi işletme müdürü tarafından temin edilir,ve kullanımı sağlanır.

10-     ŞT ile ilgili yazışmalar dernek merkezinde ayrıca dosyalanır.

11-     ŞT-ÜK’ndan YK’na veya sorumlu YK üyesine e-mail yolu ile yolladıkları yazıların kayda girmesi açısından dernek sekreterliğine de cc’lenmesi gerekmektedir.

12-     ŞT-ÜK’nun her türlü program/proje/aktiviteleri YK kararı sonrasında yürürlüğe girer.

13-     ŞT-ÜK’nun aldığı kararlar ve aktiviteleri ilgili YK üyesi tarafından YK gündemine getirilir. Gerek duyulduğunda ilgili ŞT-ÜK’nunbaşkanı ve/veya üyeleri yapılan çalışmalar ile ilgili detaylı bilgi vermek üzere YK toplantılarına davet edilebilirler.

14-     ŞT-ÜK’u göreve başladıktan sonra 3, 6, ve takip eden her altı ayda bir hazırladıkları raporlar ile aktivitelerini yazılı olarak yönetim kuruluna iletirler.

15-     Yönetim kurulu gerekli gördüğü ve aciliyet teşkil eden durumlarda  daha sık olarak rapor veya sunum talep edebilir.

16-     İlk 6 ay içinde aktif çalışma planlayamayan veya rapor hazırlayamayan ŞT-ÜK’nun başkanı ile sekreterinin görevi ve üst kurul üyeliği otomatik olarak sonlanır ve yerine yönetim kurulu tarafından yeni atama yapılır. Bu atamalarda üst kurul içinden gelen öneriler dikkate alınarak  ŞT-ÜK içinden veya dışından bir dernek üyesi “başkan” olarak ve başkanın önereceği yeni bir “sekreter” atanır. Yeni başkan ataması sonrasında ŞT-ÜK 3, 6,ve takip eden her altı ayda bir hazırladıkları raporlar ile aktivitelerini yazılı olarak yönetim kuruluna iletirler. 6 ay içinde rapor hazırlanmaması durumunda ŞT-ÜK’nun tüm üyelikleri iptal edilir, talebe ve ihtiyaca göre yeni üyeler seçilerek üst kurul sürdürülür veya grubun çalışmasına YK’unca son verilir.

17-     Yönetim kurulu üyeleri kendilerine bağlı ŞT-ÜK’nunçalışmalarını denetlemek, teşvik etmek, ilgili konularda periyodik raporların hazırlanmasını sağlamak, gerektiğinde ŞT-ÜK’nunbaşkanının yönetim kurullarına katılımlarını sağlamakla yükümlüdür.

18-     Yeni yönetim kurulları seçildiğinde, mevcut ŞT-ÜK’nungerçekleştirdikleri aktiviteleri, mevcut durumu ve devam eden aktivitelerini bir rapor halinde yeni  yönetim kuruluna sunarlar.

 

F)      Şehir Temsilciliği SistemiÜst Kurulunun görev süresi:

1-      ŞT-ÜK’nun kurucu başkanının çalışma süresi 3 senedir. 3 sene sonunda görevinden ayrılır ve yerine ŞT-ÜK üyelerinden en kıdemli olan yine gönüllük ilkesi göz önüne alınarak atanır.

2-      Kurucu başkan sonrasında atanan ŞT-ÜK’nun başkanının çalışma süreleri 2 senedir. Bu çalışma süreleri ile her bir ŞT-ÜK’nun başkanının 2 farklı yönetim kurulu ile çalışması temin edilir ve ilgili konularda yönetim kurulu politikalarında majör değişiklikler oluşması önlenmiş olur.

3-      ŞT-ÜK’nun üyelerinin çalışma süresi 2 senedir. Başkanlığa atanma durumunda ŞT-ÜK’ndaki  görev süresi 4 yıla uzar.

4-      Devam eden projesi olan ŞT-ÜK’nda başkan ve üyelerin devamlılığı sağlamak için başkan ve üyeler gerekli olan durumlarda yönetim kurulu tarafından tekrar görevlendirilebilirler.

5-      ŞT-ÜK’nun içinde aktif olarak ismi-hedefi belirlenmiş yeni projeler geliştirmekte olan üyelerin/başkanların/sekreterlerin üyelik süresi yönetim kurulu kararı ile 1 dönem daha uzatılabilir.

6-      ŞT-ÜK’nun başkanının görevi sona erdiğinde faaliyet dönemine ait yapılmış olan çalışmalar, halen devam etmekte olan çalışmalar ve ileriye yönelik planlamalar ile alakalı bir raporu hem yönetim kuruluna hem de yeni gelen ŞT-ÜK’nunbaşkanına sunar.

7-      ŞT-ÜK’nun başkanlığından ayrılan dernek üyesi başka bir çalışma grubunda üye/sekreter/başkan aktif olarak çalışmaya başlayabilir. Yeni grupta göreve başlamak için bununla ilgili yukarıda belirtilmiş olan kurallar geçerlidir.

 

 

G)     Yetki ve Sorumluluklar:

1-      ŞT-ÜK her yılın başında yıllık çalışma takvimini hazırlar ve bu takvimi TYBD-YK’nın onayına sunar.

2-      TYBD ŞT-ÜK’nun faaliyetleri için ihtiyaç duyacağı bütçe, hazırlamış oldukları raporlar TYBD-YK’nın uygun görmesi halinde TYBD tarafından sağlanır.

3-      Büyük projelerde mali kaynak yaratılması ile ilgili teklifler ŞT-ÜK tarafından planlanarak yönetim kuruluna sunulur ve yönetim kurulu kararı ile aktive edilir.

4-      TYBD ŞT-ÜK, başka dernek ya da kuruluşlarla ilişkilerini TYBD Yönetim Kurulu aracılığıyla sağlar. TYBD Yönetim Kurulu, gerekirse bu ilişkileri kurmak, geliştirmek ve düzenlemek için ŞT-ÜK’nunüyelerine, TYBD adına yetki verebilir.

5-      ŞT-ÜK’nca hazırlanan yayın etkinlikleri, TYBD Yönetim Kurulu'nun onayı alındıktan ve Dernek yayın ilkeleri çerçevesinde biçimlendirildikten sonra TYBD'nin resmi yayını niteliği kazanır ve yayımlanabilir.

 

H)     Denetleme:

1-      ŞT-ÜK’nun hazırlayacakları yıllık faaliyet raporu ve bütçe TYBD-YK tarafından incelenir ve uygun görüldüğü taktirde onaylanır.

 

İ)        Yürürlülük:

1-      ŞT-ÜK’nun çalışma yönergesi, TYBD yönetim kurulu…….........tarihli toplantısında görüşülerek kabul edilmiştir ve bu tarihte yürürlüğe girmiştir.

2-      TYBD yönetim kurulu ŞT-ÜK’nunçalışma yönergesinde gereken değişiklikleri yapma yetkisine sahiptir.

 

J)       Yürütme:

1-      Bu  Şehir Temsilcileri  sistemi yönergesi TYBD yönetim kurulu başkanı tarafından yürütülür.